DLA PRACOWNIKÓW

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

DOTYCZĄCY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

PRACOWNIKÓW

Szanowni Państwo,

z dniem 25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej: RODO.

W związku z powyższym przekazujemy poniżej informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych pracowników w przedsiębiorstwie Termena Spółka Komandytowa z siedzibą w Jelczu-Laskowicach.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest Termena Spółka Komandytowa z siedzibą: 55-220 Jelcz-Laskowice, ul. Belgijska 7, wpisany do KRS 0001083127, NIP 9121943254, REGON 527518690 (zwany dalej Przedsiębiorstwem), adres e-mail termena@op.pl.

2. W zakresie wniosków, pytań i żądań związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem.

CEL ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Przedsiębiorstwo przetwarza dane osobowe pracowników z poszanowaniem zasad i przepisów RODO oraz właściwych przepisów krajowych.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników odbywa się w następujących celach:

Cele przetwarzania danych osobowych	Podstawy prawne
Realizacja umowy o pracę oraz realizacja ciążących na administratorze, jako na pracodawcy obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego oraz prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Dane osobowe przetwarzane: imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 221 kodeksu pracy
Przetwarzanie danych osobowych w związku z zainstalowanym w miejscu pracy monitoringiem odbywa się w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz mienia administratora danych. Przetwarzanie danych osobowych w związku z załączeniem do dokumentacji pracowniczej zdję przez pracownika (np. CV), publikacja zdjęć pracowników na stronie internetowej pracodawcy lub za pośrednictwem prowadzonych przez pracodawcę portali społecznościowych. Dane osobowe przetwarzane: wizerunek.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 222 kodeksu pracy art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Przetwarzanie danych osobowych celem zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Dane osobowe przetwarzane: imię (imiona), nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu służbowego, adres IP komputera służbowego oraz dane lokalizacyjne urządzeń służbowych, jeżeli za ich pośrednictwem może zostać zidentyfikowana dana osoba fizyczna.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 223 kodeksu pracy
Przetwarzanie danych osobowych w celu łatwiejszego i szybszego nawiązywania kontaktu w relacjach służbowych. Dane osobowe przetwarzane: numer telefonu, adres e-mail.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Przetwarzanie danych osobowych w celu przekazania należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz ewentualnie innych dodatkowych świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunku pracy. Dane osobowe przetwarzane: numer rachunku bankowego.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. wyrażona zgoda pracownika na przetwarzanie danych dotyczących rachunku bankowego. Zgoda jest dobrowolna, jednakże brak tejże skutkował będzie koniecznością dokonywania wypłat do rąk własnych pracownika.
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne m.in. do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, oceny zdolności pracownika do pracy, zapewnienia opieki zdrowotnej, zabezpieczenia społecznego, a tym samym celem wypełnienia ciążących na pracodawcy obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Dane osobowe przetwarzane: dane dotyczące stanu zdrowia.	art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Przetwarzanie danych osobowych w celu ustalenia, czy pracownik posiada uprawnienia do wykonywania pracy na danym stanowisku, kiedy te uprawnienia należy odnowić – zaktualizować, podnieść. Jest to istotne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz dopuszczenia do pracy osób posiadających odpowiednie kwalifikacje do jej świadczenia. Dane osobowe przetwarzane: posiadanie uprawnień do kierowania pojazdami, maszynami, przebyte kursy bhp oraz inne uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 94 kodeksu pracy
Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora, mający na celu ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami.
W przypadku podania przez pracownika danych osobowych dzieci, ich dane osobowe będą przetwarzane w celu zapewnienia pracownikowi możliwości skorzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych, przewidzianych w prawie pracy. Dane osobowe przetwarzane: imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 221 § 2 pkt 1 kodeksu pracy
Realizacja pozostałych interesów osoby, której dane dotyczą lub pracodawcy. Dane osobowe przetwarzane: dane dodatkowe podane dobrowolnie przez pracownika, inne niż wyżej wymienione.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO

CZAS PRZECHOWYWANIA DANYCH

Przedsiębiorstwo przechowuje dokumenty zawierające dane osobowe pracowników przez okresy wymagane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.

1. Dane osobowe będą przetwarzane przez administratora danych przez okres zatrudnienia oraz po ustaniu zatrudnienia przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

2. Dane osobowe pozyskiwane i przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed ewentualnymi roszczeniami będą przechowywane do czasu wygaśnięcia uprawnień z tego tytułu, tj. przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa, w tym m.in. kodeksu cywilnego oraz kodeksu pracy.

3. Dane osobowe zawarte w dokumentacji księgowej będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, w tym m.in. wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości.

4. Dane osobowe pracowników pozyskane i przechowywane będą:

• w przypadku przetwarzania danych osobowych w oparciu o zgodę – do czasu odwołania tej zgody,

• w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

5. Nagrania obrazu przechowywane są co do zasady przez okres 30 dni od dnia powstania nagrania. Niezależnie od powyższego, Administrator danych może przechowywać nagrania przez okres maksymalnie do 3 miesięcy od daty jego powstania.

6. Jeżeli nagranie z monitoringu może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a administrator jest stroną tego postępowania lub dowiedział się o wszczęciu lub wytoczeniu przeciwko niemu powództwa – przedsiębiorstwo przechowuje dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa.

KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe pracowników mogą być przekazywane innym podmiotom, które będą je przetwarzały, a w szczególności:

1. podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi medyczne (m.in. lekarze medycyny pracy, przychodnia, laboratoria medyczne),

2. instytucjom finansowym, w tym bankom w celu prowadzenia stosownych rozliczeń,

3. upoważnionym organom i instytucjom publicznym, podmiotom prywatnym w celu wywiązywania się z nałożonych na administratora obowiązków prawnych w zakresie przekazywania danych osobowych,

4. podmiotom współpracującym, które wspomagają administratora w prowadzonej działalności gospodarczej (m.in. kancelarie prawne, firmy IT),

5. podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi rozliczeniowe,

6. zaufanym partnerom, z którymi współpracuje administrator (m.in. Grupa PSB Handel S.A.)

UPRAWNIENIA W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody udzielonej przed jej cofnięciem.

2. W przypadku stwierdzenia naruszenia unijnych lub krajowych przepisów o ochronie danych osobowych istnieje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

MOŻLIWOŚĆ PRZEKAZANIA DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO

Administrator danych może w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przekazywać pozyskane w cel wykonania umów dane osobowe do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (np. Google, Facebook, Microsoft itp.). Wskazane podmioty przystąpiły do porozumienia w sprawie Tarczy Prywatności UE-USA i zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r., sygn. IP/16/2016 przekazywanie danych osobowych do podmiotów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, które przystąpiły do tego porozumienia, zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych – a to zgodnie z art. 45 RODO.

INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

Przekazanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy, jej wykonywania i rozliczania, a nadto do wypełnienia ciążących na administratorze – jako pracodawcy – szeregu obowiązków, których wykonanie byłoby niemożliwe, gdyby nie dysponował tymi danymi osobowymi. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

W oparciu o otrzymane dane osobowe Przedsiębiorstwo nie będzie podejmować wobec pracownika zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.